Accurate Business Center (ABC Store) Galaxy

(031)5912996 / 0895414549025 ( WA ) galaxy@myabcshop.com

Pentingnya Mengarsipkan Data Pembukuan Sebuah Perusahaan

Pentingnya Mengarsipkan Data Pembukuan Sebuah Perusahaan

Pentingnya Mengarsipkan Data Pembukuan Sebuah Perusahaan | Setiap kegiatan perkantoran baik pemerintahan maupun swasta memerlukan data dan informasi, salah satu sumber data dan informasi yang wajib dimiliki sebuah perkantoran adalah arsip. Pembuatan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun komputerisasi. Penataan arsip yang baik dan benar serta berurutan akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga apabila arsip tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan akan mudah ditemukan. Pengarsipan merupakan salah satu kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh sebuah perusahaan selama kegiatan operasionalnya masih berjalan. Arsip berfungsi dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan perusahaan untuk membuat keputusan dan merumuskan sebuah kebijakan.

Sedangkan yang dimaksud dengan pembukuan adalah pencatatan sederhana terkait dengan keuangan perusahaan anda. Pembukuan dalam sebuah perusahaan adalah dasar dari sistem akuntansi. Melalui pembukuan kita dapat melihat laba, rugi, serta kondisi keuangan perusahaan kita. Arsip akuntansi adalah dokumentasi segala kegiatan transaksi keuangan dalam sebuah perusahaan, contoh penerbitan invoice, pembayaran pajak, faktur pajak, nota penjualan/pembelian, dan sebagainya.

Secara garis besar pengarsipan data pembukuan berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan. Namun secara lebih mendalam ada beberapa fungsi pentingnya mengarsipkan data pembukuan, antara lain:

  1. Menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan kerugian. Melalui pengarsipan pembukuan kita dapat menghindari kerugian dengan melihat kelalaian pencatatan dimasa yang sudah lalu.
  2. Sebagai informasi mengenai tagihan dan termin pembayaran yang harus dilunasi pelanggan.
  3. Sebagai bukti yang valid untuk kasus pelunasan, pelaporan dan sebagainya.
  4. Sebagai bukti informasi yang jelas mengenai barang atau jasa yang ditelah dibeli pelanggan.
  5. Sebagai bukti yang terpercaya. Apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dikemudian hari seperti pencurian, penipuan dan sebagainya maka arsip dapat dijadikan sebagai bukti dalam persidangan.

Peranan arsip dalam sebuah perusahaan adalah sebagai memori, karena ingatan atau memori manusia terbatas. Oleh karena itu agar tujuan dari sebuah perusahaan dapat tercapai, maka pemeliharaan arsip haruslah baik dan benar serta berurutan. Karena jika pengelolaan kurang baik, maka akan mengakibatkan perusahaan mengalami kesulitan dalam menerima dan memperoleh informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan perusahaan mengalami hambatan pada proses pekerjaan selanjutnya.

 

Baca Artikel Menarik Lainnya :