Accurate Business Center (ABC Store) Galaxy

(031)5912996 / 0895414549025 ( WA ) galaxy@myabcshop.com

Pentingnya Manajemen Arsip Data Akuntansi Sebagai Penunjang Kegiatan Bisnis

Pentingnya Manajemen Arsip Data Pembukuan Akuntansi Untuk Kegiatan Bisnis

Sebelum Kita membahas Seberapa Penting manajemen Arsip Data pembukuan untuk kegiatan bisnis, kita harus mengenal terlebih dahulu dan mengenali apa itu Arsip  data pembukuan Akuntansi ? apa Itu Manajemen Arsip? yuk simak selengkapnya.

Definisi Dan Pengertian Arsip Data Pembukuan Akuntansi

Arsip data pembukuan Akuntansi Adalah Pengumpulan / Penyimpanan atas hal yang berhubungan dengan transaksi keuangan seperti penerbitan invoice untuk penjualan barang dagangan, nota kredit, Faktur pajak ataupun nota debit dan masih banyak lagi lainnya. dari arsip tersebut perusahaan / individu bisa menelusuri informasi transaksi mulai dari kapan terjadinya, menggunakan pembayaran cash atau banking hingga syarat pengantaran barang.

Arsip Juga bisa dijadikan instrumen alat yang secara secara  hukum apabila terjadi penipuan atas transaksi yang  lakukan untuk melakukan pembelaan

Manajemen Arsip Data Pembukuan Akuntansi

Manajemen arsip Data Pembukuan Ankuntansi merupakan kegiatan penyusunan dan pengelolaan kearsipan (segala hal yang berkenaan dengan arsip) yang meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan aktivitas perusahaan

Tujuan Dan Pentingnya Manajemen Arsip Data Pembukuan Akuntansi

  • Tujuan manajemen arsip data Pembukuaan adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi, mengamankan arsip (fisik –informasinya), meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip
  • Arsip yang tersimpan terpercaya, dokumen utama, ada sumber aslinya serta dapat dipertanggung jawabkan
  • Menghasilkan sistem dokumentasi dan penyajian informasi kearsipan yang kredibel
  • Memudahkan dalam menyiapkan data apabila Perusahaan dalam menghadapi pemeriksaan / auidit

Macam-macam Dokumen Akuntansi Keuangan Perusahaan

  • Arsip Data Keuangan, yaitu data mengenai keuangan perusahaan. Biasanya data keuangan berisi berkas nota pembayaran dan penerimaan berupa Cek, Bilyet Giro Bukti setoran bank, selain itu juga laporan keuangan biasanya diproses dan diolah berdasarkan data- data seperti penjualan, pembelian dan jurnal transaksi
  • Arsip Data pembelian, Arsip ini berisi berkas yang berkaitan dengan transaksi pembelian perusahaan. meliputi kuitansi nota Pembelian, Surat Permintaan Barang ( PP) Dan Surat Purchase Order Ke supplier
  •   Arsip Data Penjualan, Arsip ini berisi berkas berkaitan dengan transaksi penjualan perusahaan meliputi Faktur pajak, Nota penjualan / Faktur Penjualan, Surat order ke pelanggan, dan arsip data pelanggan
  • Arsip Data Persediaan Dan Inventaris, Arsip ini berisi berkas dan informasi mengenai persediaan barang dan Inventaris Aktiva Tetap perusahaan

Tips Mengelola Arsip Dokumentasi Keuangan Perusahaan Agar Rapi dan Efektif

  • Arsip Fisik ( Kertas) Secara Manual

File Arsip kertas masih dipandang sebagai satu-satunya instrumen informasi transaksi yang sah oleh pihak lain (kantor pajak, bank, bea cukai, customer, vendor, termasuk auditor). anda dapat melakukan Klasifikasikan dahulu menurut jenis bukti transaksinya. Lalu yang berikutnya berikan kode surat dengan menggunakan nomor atau abjad dan  Siapkan pula map atau tempat arsip tersendiri untuk setiap kelompok. langkah berikutnya anda dapat menata mengurutkan sesuai dengan tanggal bulan tahun agar mudah mencarinya nanti ketika anda membutuhkannya di yang akan datang. Tanggal terbaru bisa terletak paling atas dan paling lama terletak paling bawah

  • Arsip Data Akuntansi Keuangan Digital (di komputer)

Jika menggunakan software akuntansi , jumlah arsip  anda tidak terlalu banyak karena semua data tersimpan dalam satu file database yang tertata secara otomatis mengikuti setting software yang digunakan. dan apabila anda menggunakan Software akuntansi perhatikan selalu menyertakan nomor/referensi transaksi dan secara konsisten saat input data. hal ini diperlukan apabila anda ingin menarik data sesuai dengan anda butuhkan

Apabila Anda Masih Menggunakan Microssoft excell anda dapat mengklasifikasikan tiap tiap Sheet dan Folder dan Beri nama folder yang khas mendeskripsikan isi file yang tersimpan di dalamnya.

Demikian artikel mengenai Pentingnya Pengelolaan Arsip Data untuk kegiatan Bisnis Anda Semoga dapat bermanfaat dan menginspirasi anda. Sampai Jumpa di Artikel selanjutnya.

Baca Juga :